Le covoiturage entre salariés permet de belles économies de transport, de réduire le nombre de véhicules en circulation car mieux remplis, d'améliorer la circulation et donc de réduire les accidents, de diminuer la pollution ... et de mieux se connaître et s'apprécier entre collègues de travail. Bonne route à tous !

Les essentiels à connaître pour Gestionnaire du covoiturage entreprise

un parking entreprise sans covoiturage

un parking de société sans covoiturage entreprise

 

Vous êtes Gestionnaire du covoiturage entreprise ?  Nous vous expliquons ci-après les fonctionnalités que vous pouvez utiliser sur ce site: opérations communes à tout salarié inscrit, et opérations qui vous sont totalement réservées.

N'oubliez jamais de vous identifier dès que vous arrivez sur ce site, afin de pouvoir bénéficier de toutes ses fonctionnalités : en utilisant le bloc de "Connexion" placé en haut d'écran, et en saisissant votre "Identifiant" et votre "Mot de passe", puis en cliquant sur le bouton "S'identifier" pour vous connecter au site. Pour vous éviter cette manipulation fastidieuse et si ce n'est déjà fait, cochez le souhait "Se souvenir de moi". Il vous simplifiera vos connexions futures qui seront automatiques à chaque nouvelle visite sur ce site. Et même si vous pensez bien à vous déconnecter après chaque utilisation du site, avant de le quitter (ce qui est vivement recommandé).

bloc de connexion et enregistrement

copie d'écran du bloc de connexion et enregistrement

 

Préambule important

 

1. Sur l'utilisation du lieu de travail (de destination ou de départ)

Sur tout ce site de covoiturage entreprise, pour une société concernée (cf. son logo, coordonnées, etc... en haut d'écran et au-dessus du menu principal), le lieu de travail est considéré comme unique et nous le représentons de façon générique par le seul terme de "TRAVAIL".

Ce terme doit donc ici être systématiquement repris lorsqu'il s'agit du lieu de destination vers lequel se rendent chaque matin les salariés utilisateurs de ce système de covoiturage, et d'où ils repartent en fin de journée vers leurs domiciles.

Ce terme unique de "TRAVAIL" doit donc être constamment utilisé par les conducteurs dans l'enregistrement des trajets proposés, et par les passagers dans leurs formulaires de recherche de covoiturages:

  • tous les trajets ALLERS doivent avoir pour lieu de destination "TRAVAIL",
  • tous les trajets RETOURS doivent avoir pour lieu de départ "TRAVAIL".

Notez bien que, contrairement à tout autre lieu, on ne lui accole nullement un n° de département: le seul terme de "TRAVAIL" suffit pour comprendre qu'on parle du lieu de travail de cette société. Il doit toujours être utilisé avec ce terme unique.

Nous attirons également l'attention des utilisateurs sur le fait que seuls les trajets de covoiturage vers le lieu de travail, et au départ de ce même lieu de travail, peuvent être ici enregistrés et utilisés par ce système.

2. Messages & Résultats après validation d'un formulaire

Les résultats de toute recherche, y compris certaines erreurs de saisie, sont toujours affichés au-dessous du formulaire de saisie des paramètres de recherche, et après avoir validé ce formulaire. D'autre part, après toute recherche, vous pouvez vous contenter de ne modifier que quelques paramètres -voire un seul- et valider immédiatement cette nouvelle recherche, toujours dans le même formulaire.

 

 

 

 

MENU

 

Modifier ou compléter votre Profil de Gestionnaire

Utilisations comme passager ou conducteur

Statistiques sur le covoiturage entreprise

Envoi de mailing à un groupe d'utilisateurs

Communiquer avec un Salarié inscrit

Générer un fichier Excel à partir du fichier des Salariés inscrits

Annexe: quelques pistes de réflexion

 

le covoiturage entreprise économique






Modifier ou Compléter votre Profil de Gestionnaire

Comme tout salarié inscrit sur ce site, vous pouvez -en plus de votre fonction spéciale de Gestionnaire du covoiturage entreprise- utiliser ce site comme simple passager ou conducteur proposant un trajet Aller de votre domicile au lieu de travail ou/et un trajet Retour de covoitureur.

Notez qu'en vous inscrivant sur le site, il vous faut nécessairement choisir l'un de ces 2 statuts. Vous choisirez un simple statut de passager dans le cas où vous ne souhaitez pas utiliser à titre personnel ce site.

Dans le Menu Principal, choisissez la commande "Mon Profil → Modifier mon Profil".

Le nouvel écran vous montre les Onglets définissant votre Profil : Informations, Image de fond et Photo" (les onglets suivants sont sans objet pour vous, ne concernant que les Conducteurs. Interdisez-vous d'y toucher).

Cliquez sur l'onglet que vous souhaitez modifier, effectuez vos modifications. Puis répétez, le cas échéant, cette procédure pour les onglets suivants.

Après avoir terminé toutes vos modifications, n'oubliez surtout pas d'aller en bas d'écran pour cliquer sur le bouton "Mettre à jour" (faute de quoi, toutes vos modifications seraient perdues).

Notez, dans le cas où vous venez modifier plusieurs onglets, que vous pouvez vous contenter de n'activer qu'une seule fois ce bouton de mise à jour (à la fin de toutes vos modifications, et en bas de tout onglet).

 

Onglet "Informations" sur votre Profil

modification de l'onglet informations du profil

modification de l'onglet informations du profil (2)<p></p>

 

Appliquez-vous à saisir vos Nom & Prénom en respectant bien la structure : Nom suivi et séparé d'un espace du Prénom (pour la cohérence des listes triées).   ex :   Ickx Jacky,  Senna Ayrton

Vous pouvez choisir librement votre "identifiant" : ce sera le "mnémonique" qui vous identifiera lors des connexions (saisir en minuscules non accentuées, sans caractère spécial, de longueur libre (mais au moins 6 caractères).

Concernant votre "adresse postale", appliquez-vous à bien respecter votre adresse de domicile exacte.

La saisie de votre Ville de domicile vous impose de n'utiliser que des majuscules, et non accentuées.

Saisissez bien votre n° de téléphone mobile. Vous faciliterez ainsi la démarche de tout conducteur qui souhaiterait vous contacter. Mais, vous restez libre de ne rien mentionner ici par souci personnel de discrétion (car, contrairement à votre adresse email, si vous saisissez votre n° de mobile il apparaîtra toujours en clair dans votre profil). Il n'y a pas grand risque ici puisque les accès à ces informations ne sont possibles que par un autre salarié de votre employeur. Exclusivement.

Par "photo de carte d'identité", il faut comprendre le scan, ou l'image du recto de votre carte d'identité. Pourquoi cette demande ? Tout conducteur est juridiquement responsable des passagers qu'il transporte, ceux-ci devant être en possession de papiers d'identité valables sur le sol français. En publiant votre carte d'identité sur ce site, nous nous engageons à :

  • vérifier sa conformité,
  • si "oui", nous indiquons dans votre profil que votre CI a bien été vérifiée, et nous ne la montrons à personne (afin d'éviter tout éventuel détournement et usurpation d'identité),
  • si "non", nous indiquons dans votre profil que votre CI n'a pas été vérifiée, et nous ne la montrons à personne,
  • si vous ne la publiez pas du tout, nous indiquons que votre CI n'a pas été vérifiée.

Enfin, vous pouvez changer le moment venu votre statut de "passager" en "conducteur", le cas échéant afin de pouvoir covoiturer à votre tour sur ce site.

Remarquez au passage qu'un salarié enregistré avec le statut de "conducteur" peut fort bien utiliser ici les services comme un Passager à la recherche d'un covoiturage. Mais que l'inverse n'est pas possible, faute de ne pouvoir y enregistrer un trajet de covoiturage.

 

Néanmoins, pour avoir un profil de passager cohérent, il serait agréable que vous effaciez les 2 rubriques que vous trouverez plus bas. Elles contiennent la valeur présaisie "TRAVAIL":

  1. dans le Trajet ALLER: ville d'arrivée,
  2. dans le Trajet RETOUR: ville de départ.

N'oubliez pas d'aller aussitôt après d'aller au bas de tout onglet et d'appuyer sur le bouton intitulé "Mettre à jour" (sinon, toutes vos saisies seraient perdues).

 

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Utilisations du site comme Passager ou Conducteur

Si vous n'avez pas, en plus de votre statut de "Gestionnaire du site de covoiturage entreprise", un statut de "passager" ou de "conducteur", commençez par venir préciser ce statut complémentaire qui vous fait actuellement défaut. Pour cela, choisissez dans le menu principal "Mon Profil → Modifier mon profil" (ou cliquez sur ce lien, dans ce cas pensez ensuite à refermer le nouvel onglet qui va être créé).

Nous vous conseillons de consulter les conseils spécifiques attachés à votre statut:

Toutes les fonctionnalités de recherche rapide ou fine, multicritères d'un rajet de covoiturage, d'exploitation des résultats ou/et de proposition de trajet(s) de covoiturage vous sont disponibles.

 

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Statistiques sur le covoiturage entreprise

Ces statistiques sont disponibles pour tout salarié inscrit sur ce site. Pour y accéder, naviguez ainsi dans le menu principal: "Conseils → Statistiques consolidées sur l'entreprise".

Elles sont avant tout destinées à prendre la mesure de l'intérêt porté par les salariés à cette opération de covoiturage entreprise. Mais plus dynamiquement, elles doivent permettre:

  • de détecter quelques éventuelles anomalies (ex: trop d'offres de covoitureurs pour une demande insuffisante de covoiturage, etc...),
  • de prendre les mesures nécessaires à une meilleure évolution du taux moyen d'occupation des véhicules utilisés,
  • à titre personnel et pour un passager en attente de covoiturage, de décider -au vu de ces statistiques- de passer à un statut de covoitureur et de satisfaire ainsi des demandes en souffrance de quelques passagers,
  • et inversement pour un conducteur voyageant à vide et détectant bien peu -voire pas du tout- de passagers en attente de covoitureurs, de décider de laisser sa propre voiture au garage et de passer dans le camp des passagers en changeant son statut,
  • ...etc...

Au titre de Gestionnaire de l'opération, vous pouvez le cas échéant détecter quelque opération digne d'améliorer l'utilisation de ce site, et donc de pouvoir intervenir auprès des personnes concernées.

N'hésitez jamais à nous proposer d'améliorer, de compléter ces statistiques. Nous vous réaliserons votre demande avec plaisir, et gracieusement.

 

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Envoi de mailing à un groupe d'utilisateurs du site

Cette fonctionnalité, qui vous est strictement réservée, vous permet d'adresser très facilement un même mail à un groupe de salariés:

  • soit aux seuls passagers inscrits,
  • soit aux seuls conducteurs inscrits,
  • soit à tous les salariés inscrits.

Il vous suffit de choisir dans un formulaire vos destinataires, de préciser le "sujet" de votre mail puis de saisir le corps du mail à envoyer (cf. message). Comme vous le feriez avec un traitement de textes, mais simplement et sans fioritures.

Si vous souhaitez voir ici une proposition plus avancée dans les critères de choix de vos destinataires, et non seulement limitée au seul statut des utilisateurs, n'hésitez pas à nous formuler votre souhait précis dans un mail à l'attention de notre administration du site. Nous vous développerons ce nouveau formulaire dans le meilleur délai possible, et gracieusement !

Un simple conseil: nous avons déjà intégré dans le pied du mail la formule de politesse "Bien cordialement," et la signature de l'Administration du site. Ne saisissez donc pas une telle formule redondante. Contentez-vous de ne saisir que le seul corps du mail.

Nous vous montrons ci-dessous 2 copies d'écran: l'une montrant le formulaire à remplir, l'autre montrant le mail reçu par chacun de vos destinataires.

 

formulaire pour envoi de mailing groupé

copie d'écran du formulaire qu'il vous suffit de saisir pour une opération de mailing



exemple de mail reçu par un destinataire

 

copie d'écran du mail que reçoit chacun de vos destinataires

 

Pour activer cette fonctionnalité de mailing groupé, naviguez dans le menu principal: "Communiquer → Mailing général pour un type d'utilisateurs".

 

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Communiquer avec un Salarié inscrit sur le site

 

Rappel:  comme tout autre utilisateur, vous pouvez accéder à la fiche d'un conducteur lors des opérations de recherche de trajet

Mais pour vous, il est préférable de travailler ainsi:

  1. dans le menu principal, choisissez: "Communiquer → Rechercher un membre utilisateur",
  2. choisissez selon votre besoin de ne rechercher que parmi les passagers, ou les conducteurs, ou bien parmi tous les membres (surtout si vous ne connaissez pas le statut précis du salarié recherché),
  3. choisissez le tri préféré (vous préfèrerez certainement "par noms"),
  4. pointez la personne recherchée, et cliquez sur l'identifiant placé en première colonne,
  5. dans l'onglet "informations" du profil affiché, vous trouverez le n° de téléphone de cette personne. Ou si vous le préférez, il vous suffira de cliquer sur le lien bleu "envoyer un message" si vous souhaitez lui adresser un mail.

Si vous êtes amené(e) souvent à procéder ainsi, peut-être serait-il plus simple pour vous d'avoir à saisir le nom du salarié recherché pour trouver plus aisément sa fiche ? Si tel était le cas, n'hésitez pas à nous demander de vous développer cet additif dans le formulaire de recherche.

 

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Générer un fichier Excel issu du fichier des salariés inscrits

De façon totalement automatique, cette fonctionnalité vous permet de récupérer dans votre tableur Excel -ou compatible (cf. libre office calc, open office calc, ...)- le fichier des salariés actuellement inscrits au covoiturage entreprise.

Directement intégré dans votre application, il contient les rubriques suivantes:

  1. n° d'inscription,
  2. nom & prénom,
  3. identifiant (mnémonique choisi par le salarié),
  4. adresse mail,
  5. adresse postale,
  6. code postal,
  7. ville.

Si votre Entreprise souhaite récompenser ses salariés utilisant effectivement cette solution de covoiturage, cette fonctionnalité peut grandement vous aider à récupérer quand bon vous semble le fichier de vos salariés utilisateurs pouvant effectivement bénéficier de votre offre (cf. "Loi de mobilité": un "forfait mobilités durables" --facultatif-- d'un montant maximum de 400 euros par an (en franchise d'impôt et de cotisations sociales) sera créé pour que les employeurs puissent encourager les déplacements domicile-travail en vélo ou en covoiturage. L'Etat le mettra en place d'ici à 2020 pour ses propres agents, à hauteur de 200 euros par an).

Si vous souhaitez y trouver d'autres rubriques en plus ou/et en moins -par exemple concernant le véhicule du salarié, etc...- n'hésitez pas à nous le demander dans un mail adressé à notre administration du site. Nous vous réaliserons votre souhait sans délai, et bien gracieusement !

De façon générique, ce fichier se nomme: generation.xls. Il peut être mémorisé sur votre ordinateur dans vos documents de téléchargement. Vous n'êtes pas obligé de le détruire après création de la nouvelle feuille Excel remplie de ces données, une fois enregistré cette dernière.

Si vous n'effacez pas ce fichier source, à chaque nouvelle génération d'un tel fichier son nom s'incrémentera automatiquement pour ne pas venir écraser le fichier précédent que vous semblez vouloir conserver.

Il prendra les noms de: generation-1.xls, puis generation-2.xls, etc ...

Libre à vous de les conserver ou bien de les effacer.

Pour activer cette fonctionnalité de génération de fichier Excel, naviguez ainsi dans le menu principal: "Communiquer → Génération du fichier Excel des utilisateurs".

Voici le déroulement typique de cette opération quand vous validez le traitement du fichier:

 

genere 0

 

copie d'écran pour choisir le traitement souhaité

Nous vous conseillons de ne jamais cocher le choix "toujours effectuer cette action pour le fichier", sinon cette question ne vous serait plus jamais posée

Ici nous avons choisi un traitement direct du fichier reçu.

 

réception des données au format excel

copie d'écran de réception des données au format Excel

 

Normalement vous n'avez aucun paramètre à modifier: dan le fichier source que nous créons, les champs sont séparés par un point virgule, et les champs de type texte ne sont pas encadrés par des guillemets. Si vous cliquez sur "OK", vous obtenez une nouvelle feuille Excel avec les données issues du fichier des salariés inscrits au covoiturage.

Pour pouvoir modifier, compléter, réarranger ces données, il vous faut d'abord cliquer sur le bouton "Éditer le document" car il est par défaut en mode "lecture seule" pour protéger les données contre tout effacement intempestif.

 

nouvelle feuille excel

copie d'écran de la nouvelle feuille Excel remplie des données sur les salariés inscrits

 

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Annexe: quelques pistes de réflexion

 

Ce site n'est pas figé. Nous sommes prêts à le faire évoluer, à le doter de fonctionnalités complémentaires, à compléter certaines fonctions existantes, etc ...

N'hésitez jamais à nous faire part de vos souhaits personnels, de vos bonnes idées !

Dans l'attente, voici quelques pistes toutes tournées vers un meilleur, un plus grand usage du covoiturage entreprise.

 

Concernant les fonctionnalités du Mailing

À ce jour, la sélection des destinataires d'un mail initié par vous-mêmes est limitée au seul statut des salariés: passagers, conducteurs ou tous réunis.

Voici quelques possibilités non exhaustives de sélections que nous pourrions vous offrir gracieusement après un délai réduit de développement informatique suite à votre demande, afin de mieux cibler vos destinataires en fonction de l'objet précis du mail que vous souhaitez leur adresser:

  • salariés dont vous nous avez fourni l'adresse mail, mais qui ne se sont jamais inscrits sur le site de covoiturage (ex: pour les inviter à nouveau),
  • salariés inscrits sur le site, mais totalement inactifs voire bien peu (ex: passagers inscrits mais aucun effort -ou bien peu- de recherche de conducteur, conducteurs inscrits mais sans rédaction de profil de conducteur cohérent: absence de documents personnels, aucun trajet publié, etc...),
  • etc ...

 

Concernant les fonctionnalités des Statistiques

Il est possible d'imaginer toutes sortes de classements des salariés inscrits sur le site, en temps réel, disponibles à tout instant:

  • liste des conducteurs les mieux notés par leurs passagers,
  • classement décroissant des conducteurs sur la note moyenne attribuée par leurs passagers,
  • liste des conducteurs ayant un taux de remplissage de leur véhicule supérieur à x%,
  • classement décroissant des conducteurs sur le taux de remplissage de leur véhicule (nb: attention aux données non significatives tel qu'un petit véhicule doté d'une seule place passager ... et susceptible d'arriver en tête de ce classement. Y réfléchir),
  • liste des conducteurs offrant systématiquement leurs covoiturages gratuitement à tous leurs passagers,
  • classement croissant des conducteurs sur le prix moyen au km demandé à leurs passagers,
  • etc ...

 

Pour développer encore et toujours plus le Covoiturage Entreprise

Si votre site physique d'entreprise se trouve au sein d'une communauté d'entreprises (zône industrielle, technopole, ...), et que ces entreprises sont de taille relativement réduite, et non équipées de solution de covoiturage entreprise: nous pouvons toutes les associer fictivement -numériquement parlant, puisque ce mot est à la mode- à votre entreprise pour leur apporter à toutes la même solution que la vôtre ici. L'ensemble des salariés de toutes les entreprises ainsi réunies offrirait à chacun plus d'opportunité pour que les conducteurs remplissent leurs voitures, et que les passagers puissent trouver plus aisément un conducteur disponible.

La seule contrainte à respecter serait que chacune d'entre-elles ne soit pas située au-delà de quelques centaines de mètres de votre établissement, afin d'éviter à des salariés trop de marche à pied: tant à la descente de voiture une fois arrivés sur le lieu de travail du conducteur pour rejoindre leurs propres lieux de travail, qu'au moment du retour vers leur domicile puisqu'obligés d'avancer à pied sur le lieu de travail du conducteur.

nb: on peut sans nul doute imaginer également que nombre de conducteurs n'hésiteraient pas à déposer chacun de ses passagers au plus près du lieu de travail réel de chacun. Et inversement pour le retour. Pour quelques centaines de mètres, tout au plus !

Vous êtes dans cette configuration physique pour votre lieu de travail, vous seriez intéressé par une telle démarche bénéficiaire pour tous ? Si oui, faites-nous connaître ces entreprises, parlez-leur de notre solution, parlons-en ensemble.

 


Une telle démarche solidaire est passionnante, car nous avons tous à y gagner, nos enfants et la planète inclus !

 

... nous attendons vos propositions.

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